Quy định báo cáo cuối ca IT Helpdesk¶

1. Mục đích¶

Quy định thống nhất thời điểm và nội dung báo cáo cuối ca để đảm bảo ca sau nắm được tình trạng xử lý, tránh thất thoát thông tin vận hành.

2. Thời điểm gửi báo cáo¶

Báo cáo cuối ca phải được gửi trước 30 phút so với giờ kết thúc ca.
Kênh gửi: nhóm vận hành IT Helpdesk hoặc kênh bàn giao ca đã được chỉ định.
Người chịu trách nhiệm gửi: nhân sự Helpdesk đang trực ca.

3. Nội dung bắt buộc trong báo cáo¶

Báo cáo cuối ca bắt buộc có đủ 2 mục sau.

3.1. Đang xử lý¶

Danh sách task đang xử lý trong workflow IT Helpdesk.
Định dạng mỗi dòng: <Mô tả> | <Số ngày đang xử lý>.

3.2. Lưu ý bàn giao ca sau¶

Các điểm quan trọng cần ca sau theo dõi hoặc ưu tiên xử lý.

4. Mẫu báo cáo cuối ca¶

Sử dụng mẫu sau để gửi trong kênh bàn giao ca:

[BAO CAO CUOI CA - IT HELPDESK]
Thoi gian gui: YYYY-MM-DD HH:mm
Nguoi bao cao: <Ten nhan su>
Ca truc: <Ca sang/chieu/toi>

1) Dang xu ly
- <Mo ta> | <So ngay dang xu ly>

2) Luu y ban giao ca sau
- <Noi dung quan trong can uu tien>

Giải thích: Số ngày đang xử lý là số ngày tính từ thời điểm task phát sinh đến thời điểm giao ca. Các task này đến từ các việc đang xử lý trong workflow IT Helpdesk.

5. Quy định kiểm soát¶

Thiếu bất kỳ mục thông tin bắt buộc nào được xem là báo cáo chưa đạt yêu cầu.
Ticket P1/P2 phải được ưu tiên nêu rõ trong mục đang xử lý và mục bàn giao.
Trường hợp chưa thể gửi đúng thời điểm (trước 30 phút), phải ghi rõ lý do chậm và bổ sung ngay khi có thể.

Hiệu lực: áp dụng ngay sau khi ban hành.
Chủ quản: Bộ phận IT.